SoftMedica dołącza do KSeF

SoftMedica oferuje kompleksową usługę integracji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), dostosowaną do potrzeb Twojej jednostki. Zapewniamy płynne przejście na cyfrowe fakturowanie, zgodne z obowiązującymi przepisami, abyś mógł skupić się na rozwoju swojego biznesu.

Dowiedz się więcej o KSeF

Oferta SoftMedica- KSeF


W ramach integracji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) oferujemy elastyczny model rozliczeniowy oparty na pakietach dokumentów. Każdy pakiet określa liczbę faktur (dokumentów), które można wysłać do KSeF z wykorzystaniem naszego modułu integracyjnego.

Zasada działania:

  • klient wybiera i wykupuje pakiet obejmujący określoną pulę dokumentów (np. 500, 1000 lub 5000 faktur),
  • w ramach tej puli może dowolnie wystawiać i wysyłać faktury do KSeF do momentu jej wyczerpania,
  • system SoftMedica automatycznie monitoruje wykorzystanie puli i informuje użytkownika, gdy liczba pozostałych dokumentów zbliża się do limitu,
  • po wykorzystaniu pakietu można w prosty sposób dokupić kolejną pulę, zachowując ciągłość działania i archiwizację w systemie.

Korzyści:

  • pełna kontrola nad kosztami i zużyciem pakietu,
  • brak ograniczeń czasowych – pakiet jest ważny do momentu wykorzystania,
  • prosta rozbudowa i skalowanie – dokupujesz tylko wtedy, gdy faktycznie potrzebujesz,
  • automatyczne powiadomienia o zbliżającym się końcu puli.

*składanie zamówień na pakiety wyłącznie poprzez formularz zamówienia

1

Pakiet 100

(ilość wysłanych faktur do KSeF + wsparcie serwisowe)

  • 140 zł netto
2

Pakiet 500

(ilość wysłanych faktur do KSeF + wsparcie serwisowe)

  • 600 zł netto
3

Pakiet 1 000

(ilość wysłanych faktur do KSeF + wsparcie serwisowe)

  • 1 000 zł netto
4

Pakiet 5 000

(ilość wysłanych faktur do KSeF + wsparcie serwisowe)

  • 2 000 zł netto
5

Pakiet 10 000

(ilość wysłanych faktur do KSeF + wsparcie serwisowe)

  • 3 000 zł netto
6

Pakiet 20 000

(ilość wysłanych faktur do KSeF + wsparcie serwisowe)

  • 5 000 zł netto
7

Pakiet 30 000

(ilość wysłanych faktur do KSeF + wsparcie serwisowe)

  • 8 000 zł netto


Uwaga: Aby uruchomić "Pakiety KSeF" należy posiadać w swojej licencji moduł Rozliczeniowy. Jeżeli nie posiadają Państwo tego modułu prosimy o kontakt z działem sprzedaży pod numerem telefonu 52 50 654 29 wew. 2 w celu zakupu.

Informujemy również, że obecnie funkcjonujący moduł eFaktury ( https://softmedica.pl/cennik/ ) zmienił swoją nazwę na eZałączniki.
Klienci posiadający ten moduł, będą mogli w ramach KSeF wysyłać załączniki do faktur i dokument UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) do swoich kontrahentów.


Regulamin Wsparcia Serwisowego dla Modułu SoftMedica KSeF.pdf

Zakres standardowego wsparcia

Standardowa opieka autorska obejmuje:

  • dostosowywanie systemów SoftMedica do aktualnych
    i zmieniających się wymogów prawnych oraz technicznych Ministerstwa Finansów, w tym wymagań Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF),
  • rozwój funkcjonalny systemów w ramach dostępnych pakietów,
  • utrzymanie systemów oraz zapewnienie ich stabilnego działania,
  • usuwanie błędów ujawnionych w trakcie eksploatacji systemu,
  • zapewnienie zgodności systemów z opublikowaną specyfikacją KSeF oraz oficjalnymi komunikatami
    i wytycznymi Ministerstwa Finansów.

Usługi wykraczające poza standardowe wsparcie

SoftMedica oferuje również usługi dodatkowe, które podlegają indywidualnej wycenie. Do tej grupy należą:

  • konsultacje techniczne związane z uzyskaniem certyfikatu KSeF,
  • konsultacje techniczne w zakresie konfiguracji systemu,
  • wsparcie i konsultacje w zaplanowaniu procesu obiegu dokumentów w KSeF,
  • modyfikacje wyglądu załączników ponad standardowy wzór,
  • wprowadzanie indywidualnych danych oraz oznaczeń na fakturze ustrukturyzowanej,
  • inne usługi wykraczające poza standardową opiekę autorską.

Szczegóły→ Usługi_Dodatkowe_szczegóły.pdf

Proces składania zapytania ofertowego

Realizacja usług dodatkowych odbywa się według następującego procesu:

1

Klient składa zapytanie ofertowe poprzez formularz dostępny pod wskazanym linkiem na stronie

2

Po analizie zgłoszenia SoftMedica przygotowuje i przedstawia ofertę cenową, uwzględniającą zakres oraz sposób realizacji usług

3

Po akceptacji oferty oraz warunków realizacji, SoftMedica przystępuje do wykonania zamówionych prac

Regulamin Usługi Dodatkowe KSeF.pdf



Gotowy na cyfrową transformację?

Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej o naszej ofercie KSeF i wybrać pakiet idealnie dopasowany do potrzeb Twojej firmy.

Telefon: +48 52 50 654 29 wew. 6
Email: [email protected]

Zapraszamy na darmowe webinaria dotyczące KSeF!


Przedstawiamy tematykę wraz z harmonogramem spotkań online:

Przygotowanie do pracy z KSeF - odbył się w dniu 19.01.2026r.

  • Certyfikaty i uprawnienia w KSeF oraz w systemach SoftMedica
  • Weryfikacja niezbędnych danych w systemie SoftMedica wymaganych do komunikacji z KSeF
  • Wymagane moduły i pakiety systemu SoftMedica do współpracy z KSeF
  • Moduły rozszerzające funkcjonalność systemu z uwzględnieniem komunikacji z KSeF
  • Omówienie zakresu wsparcia w ramach funkcjonalności KSeF
  • Pytania i odpowiedzi

Webinarium w skrócie:

Wystawienie i wysyłanie faktury do KSeF - odbył się w dniu 23.01.2026 r.

  • Omówienie ustawień systemu SoftMedica dotyczących komunikacji z KSeF
  • Wystawienie faktury z wykorzystaniem darmowych narzędzi Ministerstwa Finansów
  • Omówienie sesji interaktywnej oraz wsadowej
  • Wystawienie faktury online bez załącznika
  • Wystawienie faktury za określony okres
  • Wystawienie faktury za określoną usługę
  • Pobranie numeru KSeF oraz UPO
  • Wystawienie potwierdzenia transakcji
  • Pytania i odpowiedzi

Załączniki do faktur - odbył się w dniu 26.01.2026 r.

  • Omówienie przepisów dotyczących załączników do faktur w KSeF
  • Wystawienie faktury online z załącznikiem przesyłanym do KSeF
  • Wystawienie faktury bez załącznika – załącznik dostarczany dotychczas funkcjonującym obiegiem
  • Wystawienie faktury bez załącznika – załącznik dostarczany usługobiorcy z wykorzystaniem modułu eZałączniki
  • Pytania i odpowiedzi

Wystawienie faktury offline (tryb awaryjny) - odbył się w dniu 29.01.2026 r.

  • Omówienie zasad wystawiania faktur w trybie offline
  • Kody QR dla faktur wystawionych w trybie offline
  • Potwierdzenie transakcji dla faktur wystawionych w trybie offline
  • Pytania i odpowiedzi

Wystawienie faktury przez Jednostki Samorządu Terytorialnego (JST) oraz faktury korygującej - odbył się w dniu 30.01.2026 r.

  • Omówienie ustawień systemu SoftMedica umożliwiających prawidłowe wystawienie faktury w ramach JST
  • Wystawienie i wysłanie faktury przez JST
  • Omówienie zasad wystawiania faktury korygującej
  • Omówienie wystawienia kolejnej faktury korygującej
  • Pytania i odpowiedzi

Najczęściej zadawane pytania?

Jak uzyskać Certyfikat KSeF?

Od 01.02.2026 r. Certyfikaty KSeF można uzyskać bezpośrednio w Aplikacji Podatnika KSeF → https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/


Jakie dane powinny być umieszczone na fakturze?

W pliku faktury ustrukturyzowanej pola do uzupełnienia dzielą się na:

  • Obowiązkowe – są to dane tj. pole NIP.
  • Opcjonalne – to dane które, muszą znaleźć się na fakturze jeśli jest spełniony w danym przypadku warunek ustawowy, który narzuca uzupełnienie tego pola np. przypadek faktury do paragonu.
  • Fakultatywne – wypełnienie pola nie jest wymagane dla poprawności faktury, natomiast, może być wymagane na podstawie przepisów innych aktów prawnych. Jest to dobre miejsce by np. wpisać link kierujący do pobrania załączników do faktury, bądź wpisać uwagi do zamówienia.

Czy można będzie poprawić fakturę wysłaną do KSeF?

Wystawionej i wysłanej faktury do systemu KSeF nie można poprawiać. W systemie KSeF obowiązuje wyłącznie możliwość wykonania korekty faktury. Takich korekt można wykonać niezliczoną ilość. Co ważne faktury wystawionej w systemie KSeF nie można również anulować czy cofnąć nawet za obopólną zgodą odbiorcy i wystawcy. Należy w takim przypadku wystawić fakturę korygującą do zera.

Czym jest numer KSeF?

Jest ciągiem 35 znaków składających się z cyfr i liter. Numer nadawany jest fakturze przesłanej do systemu KSeF. Jego nadanie na fakturze stanowi dowód na poprawność jej wystawienia. Numer KSeF jest niezależny od numeracji prowadzonej obecnie na fakturach.

Czy można nabywcom dostarczyć fakturę poza systemem KSeF?

Faktury wystawione poza systemem KSeF nie są fakturami ustrukturyzowanymi co za tym idzie nie będą one uznawane za poprawne w obrocie faktur. Faktura ustrukturyzowana przy użyciu KSeF ma przydzielony numer identyfikujący tę fakturę w tym systemie. Dopiero po nadaniu tegoż numeru możemy taką fakturę dodatkowo przekazać poza systemem w innym formacie np. PDF.

Jaka jest poprawna data wystawienia faktury w KSeF?

Data wysłania faktury ustrukturyzowanej na platformę KSeF jest tożsama z datą jej wystawienia. Co oznacza, iż sam fakt przygotowania faktury w systemie zewnętrznym wraz z wpisaniem bieżącej daty nie oznacza, że jest ona wystawiona. Dokument będzie uznany za prawidłowy i zaakceptowany w momencie wysłania go do KSeF.

Od kiedy i kogo dotyczy obowiązek prowadzenia faktur w systemie KSeF?

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wejdzie etapami:
od 1 lutego 2026 r. dla firm, które w 2024 r. miały sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT), od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych. Dodatkowo do 31 grudnia 2026 r. można jeszcze wystawiać faktury poza KSeF (papierowe lub elektroniczne), jeśli w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekroczy 10 000 zł. To ułatwienie ma pomóc w sprawnym przejściu na nowy system.

Co to jest faktura ustrukturyzowana?

Faktura ustrukturyzowana czyli inaczej e-Faktura to dokument wystawiony zgodnie z schematem przyjętym przez Ministerstwo Finansów. Oznacza to tyle, iż w takiej fakturze będą pola wymagane, obowiązkowe do wypełnienia, których przedsiębiorca nie może ominąć.

W obrocie gospodarczym będą obowiązywać wyłącznie faktury elektroniczne z nadanym przez KSeF odpowiednim numerem identyfikującym fakturę.